一本书学会外贸跟单(实战强化版)

  外贸跟单员要出色地完成本职工作，首先要对自己的角色有充分的认知，其次还要掌握出口贸易的流程和外贸跟单工作的整体流程，以便得心应手地处理工作事项，解决工作中遇到的问题。

  第一节 跟单员的五大角色

  跟单员是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作，协助履行贸易合同的外贸业务人员。

  跟单员的工作内容非常广泛，既涉及企业(外贸公司和生产企业)的生产过程和产品质量控制，也涉及与货代、海关、商检等相关的事务。不管是在外贸业务员与客户进行磋商(报价)阶段，还是在确定样品、生产制作、报检、报关、货物运输、理赔、索赔等阶段，都会出现跟单员的身影。

  跟单员是企业与市场、业务员以及客户之间联系的纽带和桥梁，在一单外贸业务中通常扮演以下六种角色，具体如图1—1所示。

  一、跟单员是企业各部门的协调员

  “跟单”是指跟进、跟随、追踪订单，为了完成订单交货任务、保证合同顺利履行，企业的生产、仓储、运输、销售、财务等各部门必须通力合作、加强配合，跟单员在其中起到责成并协调各部门按订单要求完成各自任务的作用。

  二、跟单员是外贸业务员

  跟单员在跟单过程中，需要经常与客户联系，因此能够及时掌握客户的各种需求，所以跟单员的工作不仅仅是被动地跟进订单，有时还要主动地进行业务拓展、对客户进行精准营销，并积极帮助外贸业务员寻找新的客户。因此在这个过程中，跟单员还扮演着外贸业务员的角色。事实上，在一些中小型企业中，跟单员与外贸业务员的岗位往往是“合二为一”的。

  三、跟单员是单证员

  跟单员在跟进订单时，需要将订单中的不同任务分解落实到不同的部门来完成，每个部门在接受任务、执行任务、完成任务的过程中都需要借助各种“单据”来办理交接。这些单据种类繁多、格式多样、作用有别、使用范围不同、制作方法各异，这就要求跟单员必须熟悉单据缮制的方法和技巧，在协调各部门工作时扮演好单证员的角色。

  四、跟单员是后备的报检员、报关员、货代员

  跟单过程还涉及商品检验、报关通关、租船订舱、交单议付等业务环节，因此，跟单员必须对报检、报关、货代等业务非常熟悉，要了解这些工作大概需要的时间、关键的步骤、哪里容易出问题等，以便及时跟催、全面审核。

  第二节 出口贸易的一般流程

  出口贸易的一般流程主要包括：交易磋商——确认订单——备货——租船订舱——报验(商检)——装船发运——投保——通关——制单结汇——退税环节，具体内容如图l一2所示。在实际业务中，租船订舱、报验、制单结汇等工作往往是同时进行的，次序不分先后。

  第三节 外贸跟单工作的整体流程

  外贸跟单工作要依据合同和相关单证对货物贸易的全程进行跟踪或操作，因此，外贸跟单涉及的部门非常多，是一项非常细致的工作，也具有一定的复杂性，具体流程如图1-3所示。

  第二章 夯实外贸跟单业务基础

  第一节 对出口产品的要求

  跟单员的工作主要涉及对外贸易，因此跟单员有必要学习国外针对商品贸易的法规、标准和技术要求，以免由于企业提供的产品不符合进口国的相关政策而无法通关，从而给企业造成无法弥补的损失。

  一、对出口产品的认证

  许多进口国对产品都有认证的要求。

  (一)欧洲认证

  1．欧盟

  欧盟认证主要有CE认证和RoHS认证。

  (1)CE认证

  “CE”是一种安全认证标识，凡贴有“CE’，标识的产品可以在欧盟各成员国内销售，实现了商品在欧盟成员国范围内的自由流通。CE认证标识如图2—1所示。

  1电气类产品。

  2机械类产品。

  3玩具类产品。

  4无线电和电信终端设备。

  5冷藏、冷冻设备。  6人身保护设备。

  7简单压力容器。

  8热水锅炉。

  9压力设备。

  10民用爆炸物。

  11游乐船。

  12建筑产品。

  13体外诊断医疗器械。

  14植入式医疗器械。

  15医疗电器设备。

  16升降设备。

  17燃气设备。

  18非自动衡器。

  19爆炸环境中使用的设备和保护系统。

  (2)RoHS认证

  RoHS的全称为“Restr4ction of Hazardous Substances”，中文为《关于限制在电子电器设备中使用某些有害成分的指令》，它是由欧盟立法制定的一项强制性标准，于2006年7月1日正式实施，主要用于规范电子电器产品的材料及工艺标准，使之更加有利于人体健康及环境保护。该标准的目的在于消除电子电器产品中的铅、汞、镉、六价铬、多溴联苯和多溴联苯醚共六项物质，并重点规定了铅的含量不能超过0．1％。RoHS认证标识如图2-2所示。

  P1-8

第一章 外贸跟单知多少 1

 第一节 跟单员的五大角色 1

 第二节 出口贸易的一般流程 3

 第三节 外贸跟单工作的整体流程 4

第二章 夯实外贸跟单业务基础 7

 第一节 对出口产品的要求 7

 第二节 如何写作与管理沟通邮件 22

第三章 接单是这样操作的 27

 第一节 接单有哪些步骤 27

 第二节 如何整理、运用客户信息 28

 第三节 写好开发信，赢得更多客户 30

 第四节 客户询盘，回复有招 32

 第五节 报价不要随便，要有针对性 33

 第六节 客户索要样品，必须给吗 41

 第七节 怎样接待客户验厂 43

 第八节 及时跟进确认，尽量促成交易 50

第四章 有订单了，客户来啦 53

 第一节 订单处理有哪些步骤 53

 第二节 整理订单，做到心中有数 54

 第三节 审核订单，保证一致 56

 第四节 根据付款方式确认订单 60

 第五节 如何分发订单 60

第五章 信用证跟催与审核务必做好 63

 第一节 信用证跟催与审核有哪些步骤 63

 第二节 如何催开信用证 64

 第三节 如何受理信用证通知书 65

 第四节 如何接收信用证 68

 第五节 如何审核信用证 74

 第六节 如何区分信用证软条款以避免纠纷 81

 第七节 如何修改信用证 82

 第八节 如何处理信用证不符点 87

第六章 备货跟单，生产交货 91

 第一节 备货跟单有哪些步骤 91

 第二节 如何安排生产 92

 第三节 如何跟踪生产进度 96

 第四节 如何跟催生产物料 101

 第五节 如何跟进产品质量 104

 第六节 如何跟踪交货期 107

第七章 商品检验，出关必备 111

 第一节 办理商品检验有哪些步骤 111

 第二节 哪些情况需要报检 113

 第三节 报检必须有哪些单证、资料 117

 第四节 怎样填写出口货物报检单 119

 第五节 如何领证、审证 123

第八章 保险，利人利己 125

 第一节 办理保险有哪些步骤 125

 第二节 买哪种险最划算 126

 第三节 如何计算保险额与保险费 130

 第四节 要准备哪些投保单证 131

 第五节 如何投保 132

 第六节 保险单据主要事项 139

 第七节 货物遭受损失了怎么办 141

第九章 万事俱备，只欠报关 145

 第一节 出口报关有哪些步骤 145

 第二节 报关需要准备什么 146

 第三节 电子化报关更快捷 147

 第四节 大力配合海关查验 152

 第五节 如何缴纳关税和有关税费 154

 第六节 货物放行，还需复核 154

 第七节 需要退关怎么办 155

第十章 出货前后，跟单最要紧 157

 第一节 出货跟单有哪些步骤 157

 第二节 找到好的货运代理了吗 158

 第三节 如何租船订舱 165

 第四节 如何制作装箱单 169

 第五节 如何接待客户或第三方验货 171

 第六节 怎样做到用最少柜装最多货 172

 第七节 跟踪装柜，全程监督 175

 第八节 货物装运后，跟单还未结束 177

 第九节 如何获得运输文件 179

第十一章 货已发，着手制单结汇 183

 第一节 制单结汇有哪些步骤 183

 第二节 要准备哪些结汇单证 184

 第三节 如何制作各类单证 185

 第四节 如何审核单证 199

 第五节 如何办理交单结汇 204

 第六节 如何处理不符点 207

第十二章 核销退税，及时办理 209

 第一节 核销退税有哪些步骤 209

 第二节 如何办理出口收汇核销 210

 第三节 出口退税，协助办理 218

第十三章 不求最好，只求更好 223

 第一节 如何管理好客户资料 223

 第二节 调查客户是否满意 225

 第三节 将投诉客户变为满意客户 226

参考书目 231

  我国日渐频繁的对外贸易活动不仅促进了经济的迅猛发展，也创造了新的职业与岗位需求，为有志于在对外贸易领域大展才华的求职者提供了更加广阔的空间，外贸跟单员就是众多兴起的新岗位之一。

  外贸跟单员是指在进出口贸易合同签订后，依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部业务环节进行跟踪或操作，协助贸易合同履行的外贸业务人员。自2004年年底我国贸易企业准入实施备案制以来，原来集中在外贸代理企业的大量业务分散至各生产企业，由生产企业自营出口；以购进、代理生产企业产品后再行出口为主要经营模式的外贸企业为了更好地把握产品质量和交货期，也需要派自己的跟单员下厂跟进出口订单。综合以上原因，外贸企业对跟单员的需求越来越大，对其素质要求也越来越高。

  《一本书学会外贸跟单(实战强化版)》正是为了满足外贸企业对跟单员的需求而编写的。本书编写团队设置合理，由多年从事外贸实务教学的高校学者及资深外贸经理人组成，特别是韩军老师曾经在天津港从事外贸工作多年，历任单证员、核销员、跟单员、业务员、外贸公司经理，有着非常丰富的外贸从业经验，现为山西大学商务学院经济系国际经济与贸易专业带头人。本书编写团队在韩军老师的带领下，紧密结合对外贸易的新发展和外贸行业的最新需求完成了编写工作。

  本书的特点与创新如下。

  (一)通俗易懂、强化操作

  本书在语言上力求简洁、通俗，在内容上力求淡化理论，强调操作，对每一个跟单业务环节都进行了详尽的解读，并提供了大量的范本、案例供读者参考，作者还在每章章末将本章的关键点进行了总结和提炼。

  (二)脉络清晰、实用高效

  本书以典型的跟单操作流程为顺序，脉络清晰，可使读者的业务学习变得更加直观、形象，有助于初学者在短时间内进入角色，能够较快地胜任外贸跟单员岗位的相关工作。

  (三)针对性强、适用面广

  本书紧密结合外贸行业对跟单员业务知识和技能的动态需求，简化了对外贸易中繁杂的体系结构和不实用的内容，使初学者能够有针对性地掌握外贸跟单员必备的岗位技能。本书既可作为跟单员的在岗培训用书，又可作为外贸新人自学及学生的实训教材。

  《一本书学会外贸跟单(实战强化版)》一书由山西大学商务学院经济系国际经济与贸易教研室的韩军老师负责总体结构设计，并编写了第一章、第二章、第三章，赵建学、赵仁涛参与编写了第四章，刘建伟、刘海江参与编写了第五章、第六章，刘珍、刘军参与编写了第七章，涂高发、杨吉华参与编写了第八章，段青民、段水华参与编写了第九章，匡仲潇、滕宝红参与编写了第十章，柳景章、杨冬琼参与编写了第十一章，李家林、江艳玲参与编写了第十二章，韩军、苟宏参与编写了第十三章，全书由韩军统撰定稿。